Coordonator departament administrativ

Cerinte candidat:

• Studii superioare finalizate;
• Experienta profesionala de minim 3 ani; Constituie avantaj experienta in domeniul administrativ/recrutare si/sau experienta intr-o functie de conducere/management;
• Cunostinte solide de Microsoft Office;
• Abilitati de comunicare, coordonare, analiza si sinteza, atentie la detalii, pentru o foarte buna gestionare a timpului;

Principalele activitati si responsabilitati:

• coordoneaza activitatea Departamenului Administrativ;
• cunoaste, preia, daca este cazul si coordoneaza activitatea desfasurata de angajatii din subordine directa –managerii administrativi;
• verifica/intocmeste/actualizeaza baza de date privind: posturi vacante, oferte de angajare trimise, anunturi de angajare valabile, concedii angajati, perioade de proba, perioada de preaviz, prezenta, invoiri, precum si alte situatii legate de desfasurarea / monitorizarea activitatii;
• identifica si administreaza canalele de recrutare potrivite pentru posturile vacante; identifica nevoile de recrutare si participa la selectia, integrarea si dezvoltarea personalului societatii; elaboreaza si publica anunturi de angajare; sustine interviurile (online/ la sediu) cu candidatii; efectueaza activitati specifice de recrutare personal; solicita si obtine documentele necesare pentru dosarele de personal; se ocupa de semnarea actelor de angajare cu noii angajati sau a actelor de lichidare cu angajatii care isi inceteaza activitatea in cadrul societatii;
• verifica prezenta angajatilor din toate punctele de lucru;
• aproba invoirile si planificarea concediilor de odihna pentru angajatii din toate punctele de lucru si semneaza cererile de concediu de odihna ale acestora;
• informează angajatii cu privire la verificarea cunostintelor profesionale, rezultatelor la testari, reexaminarilor (dacă este cazul), etc.;
• verifica fisele zilnice de activitate ale angajatilor din agentii;
• verifica, coordoneaza si asigura suport personalului din sediul social si sediile secundare pe linie administrativa;
• solicita crearea/stergerea de adrese de e-mail si conturi in aplicatiile interne;
• centralizeaza lunar situatiile privind estimarea cheltuielilor din Sediul Social / Serviciul Supraveghere si din fiecare agentie; analizeaza, propune si aproba valoarea cheltuielilor cu utilitătile, produsele de curatenie, rechizitele, cheltuielile de protocol; transmite aprobarile departamentului financiar / agentiilor / sediului social;
• aproba diverse alte cheltuieli necesare desfasurarii activitatii in Sediul Social / Serviciul Supraveghere si in agentii, respectiv informeaza Departamentul Financiar despre acestea;
• efectueaza operatiuni zilnice in Registrul de casa si comunica soldul faptic din casierie catre departamentul financiar;
• verifica si semneaza deconturi, bonuri de consum, NIR-uri, dispozitii de plata / incasare;
• reprezinta societatea in relatia cu furnizorii cu care intra in contact in interes de serviciu;
• redacteaza / coordoneaza corespondenta de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice;
• verifica / controleaza prin GPS, deplasarile efectuate cu autoturismele societatii;
• colaboreaza cu Seful de coloana auto pentru asigurarea functionarii autoturismelor societatii;
• verifica si asigura necesarul de carti de vizita, obtine ofertele de pret, comanda, intra in posesia acestora si le distribuie fiecarui solicitant;
• colaboreaza cu departamentul IT în vederea remedierii problemelor cu internetul, aparatura, camerele de supraveghere, etc;
• verifica / solicita oferte de pret pentru bilete avion, bilete tren si cazare, necesare în diverse deplasari; achizitioneaza bilete avion, rezerva cazare, incheie contracte cu prestatori de servicii hoteliere;
• participa la sedintele zilnice, lunare, anuale;
• prospecteaza piata in vederea deschiderii de noi sedii secundare, dupa caz; organizeaza activitatea si se ocupa de toate demersurile necesare pentru deschiderea unui punct de lucru;
• participa la inventarierea anuala;
• elaboreaza si redacteaza documente si rapoarte solicitate de conducerea unitatii;
• comunica obiectivele societatii si urmăreste ca acestea sa fie aduse la cunostinta intregului personal;
• verifica / asigura rezolvarea diverselor situatii cu privire la: achizitionare de telefoane / tablete / calculatoare, schimburi de sim, activare / dezactivare diverse optiuni, redirectionare / anulare apeluri;
• verifica / sprijina rezolvarea diverselor probleme administrative din agentii (defectiuni instalatii sanitare, defectiuni telefoane, firme luminoase, etc.); efectueaza analiza detaliata a facturilor de telefonie mobila precum si centralizarea/actualizarea acestora in situatiile specifice;
• redacteaza corespondenta necesara desfasurarii activitătii zilnice; preia, inregistreaza si distribuie corespondenta la compartimentele implicate; verifica / rezolva diverse situatii cu privire la statusul unor expeditii de transmitere a corespondentei; rezolva diverse situatii cu privire la statusul expeditiilor; asigura transmiterea documentelor prin posta, fax, e-mail;
• efectueaza monitorizarea contractelor incheiate cu furnizorii – facturi, indexuri, etc.;
• intocmeste necesarul lunar de materiale/obiecte de papetarie si de intretinere;

Beneficii:

• Pachet salarial atractiv
• Tichete de masa pentru fiecare zi lucrata in valoare de 35 lei/tichet
• Contract individual de munca pe o perioada nedeterminata
• Un mediu de lucru placut, dinamic, cu oportunitati de dezvoltare profesionala
• Oportunitatea de a lucra intr-o companie stabila si cu potential;
• Spatiu pentru dezvoltare profesionala;