REGULAMENTUL DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE
A CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE
AL EASY CREDIT 4 ALL IFN S.A.

I. Cadrul general de organizare

  • Societatea „EASY CREDIT 4 ALL IFN” S.A. (“Societatea”, “Easy Credit” sau “IFN”) este o persoana juridica româna, infiintata sub forma unei societati pe actiuni.

Societatea isi realizeaza obiectul de activitate in conformitate cu legislatia si reglementarile aplicabile societatilor, dupa cum urmeaza:

  1. Legea societatilor nr.31 din 16 noiembrie 1990, republicată cu modificarile si completarile ulterioare;
  2. Legea nr. 93/2009 privind instituțiile financiare nebancare, cu modificările și completările ulterioare;
  3. Regulamentului BNR nr. 20 din 13.oct.2009, privind instituţiile financiare nebancare, cu modificările și completările ulterioare;
  4. Orice alte acte normative aplicabile.
  • Societatea este administrata de un Consiliu de Administratie, format dintr-un numar de 5 membri (compus din Presedinte, Vicepresedinte si Membri), numiti de catre Adunarea Generala a Actionarilor, cu un mandat stabilit de 4 ani, aconform prevederilor actului constitutiv, care poate fi reinnoit in conditiile legii.
  • Presedintele Consiliului de Administratie coordoneaza activitatea Consiliului si raporteaza cu privire la aceasta catre Adunarea Generala a Actionarilor.
  • Presedintele Consiliului de Administratie vegheaza la buna functionare a organelor societatii.
  • Presedintele Consiliului de Administratie indeplineste si functia de Director General al societatii.
  • Președintele Consiliului de Administrație se subordonează organelor statutare ale societății (Consiliului de Administrație și Adunării Generale a Acționarilor).

Structura principala a societății subordonata în mod direct Consiliului de Administrație este Directorul General.

  • Conlucreaza cu Consiliul de Administratie: Comitetul de Administrare a Riscurilor; Comitetul de Audit; Auditorul intern; Ofițerul de conformitate; Responsabil- Supleant cu protecția datelor cu caracter personal/cu prevenirea spălării banilor și combaterea utilizării IFN în scopul finanțării actelor de terorism; Responsabil în coordonarea implementării normelor interne pentru punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale de blocare a fondurilor.
  • Pe durata indeplinirii mandatului, administratorii nu pot incheia cu societatea un contract de munca. In cazul in care administratorii au fost desemnati dintre salariatii societatii, contractual individual de munca al acestora se suspenda de drept de la data acceptarii mandatului.

II. Atributiile Consiliului de Administratie

  • Consiliul de administratie decide asupra tuturor operatiunilor desfasurate de IFN si are urmatoarele atributii:
  1. stabilirea politicilor contabile si a sistemului de control financiar, precum si aprobarea planificarii financiare;
  2. numirea si revocarea directorilor si stabilirea remuneratiei lor;
  3. supravegherea activitatii directorilor;
  4. propune modificarea si/sau completarea actului constitutiv al IFN si le supune aprobarii hotararii adunarii generale a actionarilor;
  5. aproba, in limita a jumatate din valoarea contabila a activelor IFN la data incheierii actului, incheierea de acte juridice prin care acesta sa dobandeasca bunuri, sa instraineze, sa inchirieze, sa schimbe sau sa constituie in garantie bunuri aflate in patrimoniul IFN;
  6. supune aprobarii adunarii generale a actionarilor situatiile financiare anuale, impreuna cu raportul de audit financiar;
  7. supune aprobarii adunarii generale a actionarilor, bugetul de venituri si cheltuieli si programul de activitate pentru exercitiul financiar urmator;
  8. aproba structura organizatorica a IFN si a unitatilor teritoriale, numarul de posturi si sistemul de salarizare, cu respectarea limitei minime de salarizare prevazute de lege
  9. aproba regulamentul de organizare si functionare a IFN, care detaliaza atributiile si competentele structurilor organizatorice prevazute in organigrama aprobata.
  10. aproba afilierea IFN la organisme financiare internationale, precum si acordurile de colaborare cu aceste institutii;
  11. hotaraste cu privire la politica de acordare de finantari si expunerile maxime admise; aproba incheierea oricarui tip de contract de credit in care Societatea are calitatea de creditor pentru imprumuturi mai mari de 35.000 Eur sau echivalentul in lei;
  12. aproba intreaga documentatie de emitere a scrisorii de garantie peste suma de 35.000 Eur sau echivalentul in lei;
  13. aproba intreaga documentatie pentru incheierea de contracte de tip plafon de factoring/scontare peste suma de 35.000 Eur sau echivalentul in lei;
  14. aproba nivelul comisioanelor si dobanzilor practicate de IFN;
  15. numeste sefii punctelor de lucru/sediilor secundare;
  16. pregatirea raportului anual, organizarea adunarii generale a actionarilor si implementarea hotarârilor acesteia;
  17. poate delega directorului general/directorului general adjunct si/sau sefilor punctelor de lucru/sediilor secundare, unele dintre atributiile sale;
  18. rezolva orice alte probleme stabilite de adunarea generala a actionarilor;
  19. aproba infiintarea sau desfiintarea unor sedii secundare: sucursale, agentii, reprezentante, puncte de lucru;
  20. aproba evaluarile de risc, metodologia de realizare si actualizare a acestora si misiunile de audit intern in domeniul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului;
  21. aproba normele de cunoastere a clientelei propuse de catre persoanele responsabile cu aplicarea prevederilor legale pentru prevenirea spalarii banilor si finantarii terorismului;
  22. ori de cate ori se considera necesar, evalueaza anumite aspecte de conformitate la nivelul structurilor subordonate.

III. Obligatii si responsabilitati

Preşedintele/Vicepresedintele/Membrii Consiliului de Administraţie

  • Preşedintele Consiliului de Administraţie are următoarele atribuţii:
  1. convoacă consiliul de administraţie, stabileşte ordinea de zi, prezidează întrunirea şi veghează asupra informării adecvate a membrilor consiliului de administraţie cu privire la punctele aflate pe ordinea de zi;
  2. coordonează activitatea consiliului de administraţie şi raportează cu privire la aceasta reprezentantului acţionarului;
  3. veghează la buna funcţionare a organelor societatii;
  4. îndeplineşte orice alte atribuţii date în competenţa sa de către lege, actul constitutiv sau hotărâte de acţionar ori de consiliul de administraţie, conform legii.
  • Vicepresedintele Consiliului de Administratie are urmatoarele atributii:
  1. se subordoneaza organelor statutare ale societatii (Consiliului de Administratie si Adunarii Generale a Actionarilor);
  2. acorda indrumare juridica tuturor compartimentelor si punctelor de lucru ale societatii, pentru desfasurarea activitatii acestora in conditiile legii;
  3. verifica documentele redactate/semnate in conformitate cu procedura interna de creditare;
  4. emite opinii juridice si ofera consultanta juridica cu privire la diverse aspecte sesizate de catre conducere sau angajatii din subordine;
  5. mentine legatura cu colaboratorii societatii; reprezinta societatea in fata instantelor judecatoresti si in fata altor institutii;
  6. elaboreaza regulamente/draft-urile documentelor utilizate in cadrul procesului de creditare;
  7. coordoneaza angajatii Serviciului Supraveghere al Easy Credit 4 All IFN SA;
  8. coordoneaza consilierii juridici ai societatii;
  9. avizeaza deciziile de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de desfacere a contractelor de munca, de incadrare si de constituire a garantiei materiale pentru gestionari, precum si orice masuri privind raporturile de munca ale persoanelor incadrate;
  10. tine evidenta actelor normative si a legislatiei in vigoare si informeaza conducerea societatii pentru aplicarea corecta a modificarilor legislative;
  11. intocmeste diverse rapoarte solicitate de conducerea societatii – Adunarea Generala a Actionarilor si Consiliul de Administratie.
  12. Poate indeplini si functia de Director General Adjunct si functia de Ofiter de Conformitate.
  • Membrii Consiliului de Administratie
  1. Exercita atributiile conform Contractului de mandat primit din partea Consiliului de Administratie;
  1. Au obligatia de a-si exercita mandatul cu prudenta si diligenta unui bun administrator. Administratorul nu incalca aceasta obligatie daca in momentul luarii unei decizii de afaceri este in mod rezonabil indreptatit sa considere ca actioneaza in interesul societatii si pe baza unor informari adecvate. Decizie de afaceri este orice decizie de a lua sau de a nu lua anumite masuri cu privire la administrarea societatii.
  1. Isi vor executa mandatul cu loialitate in interesul societatii.
  1. Vor lua decizii in interesul exclusiv al societatii si nu vor lua parte la dezbaterile sau deciziile care creeaza un conflict intre interesele lor personale si cele ale Societatii.
  1. Nu vor divulga informatii confidentiale si secrete de afaceri ale societatii la care au acces in calitatea lor de administratori. Aceasta obligatie le revine si dupa incetarea mandatului de administrator.
  1. Se asigura de evitarea unui conflict de interese direct sau indirect cu Societatea, iar in cazul aparitiei unui astfel de conflict se va abtine de la dezbaterile si votul asupra chestiunilor respective, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.
  • Orice alte angajamente profesionale ale membrilor Consiliului, inclusiv pozitia de membru executiv sau neexecutiv al consiliului in alte societati (excluzand filiale ale societatii) si institutii non-profit, vor fi aduse la cunostinta Consiliului inainte de numire si pe perioada mandatului.
  • Fiecare membru al Consiliului va informa Consiliul cu privire la orice legatura cu un actionar care detine direct sau indirect actiuni reprezentand nu mai putin de 5% din numarul total de drepturi de vot. Aceasta obligatie are in vedere orice fel de legatura care poate afecta pozitia membrului respectiv pe aspecte ce tin de decizii ale Consiliului.
  • Remuneraţia membrilor Consiliului de Administraţie este stabilită de Adunarea Generala a acţionarilor.

IV.  Functionarea Consiliului de Administratie

  • Consiliul de Administraţie se întruneşte cel puţin trimestrial, la sediul societatii, sau ori de câte ori este necesar, la convocarea preşedintelui ori la cererea motivată a cel puţin 2 dintre membrii săi sau la cererea directorului general.
  • La şedinţele Consiliului de Administraţie, dacă problemele aflate pe ordinea de zi o impun, pot fi convocaţi directorul general, directorul general adjunct, personalul cu funcţii de conducere, auditorii interni, sau orice alt angajat al societatii.
  • Participarea la şedinţele Consiliului de Administraţie poate avea loc şi prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanţă (videoconferinta, teleconferinta, e-mail, zoom etc.), cu condiţia ca acestea să asigure identificarea participanţilor, participarea efectivă a administratorilor la şedinţa consiliului şi retransmiterea deliberărilor în mod continuu.

 În cazuri excepţionale, justificate prin urgenţa situaţiei şi interesul societăţii, hotărârile Consiliului de Administraţie pot fi luate prin votul unanim exprimat în scris al membrilor, fără a mai fi necesară o întrunire a consiliului.

  • Consiliul de administraţie este prezidat de Preşedinte. Dacă acesta nu poate sau îi este interzis să participe la vot, Consiliul de administraţie va fi prezidat de Vicepreşedinte iar dacă si acesta nu poate sau îi este interzis să participe la vot, ceilalţi membri ai Consiliului de Administraţie vor alege un preşedinte de şedinţă, având aceleaşi drepturi ca şi preşedintele în funcţie.
  • In situatia in care pozitia de Presedinte al Consiliului de Administratie este vacanta, functia interimara va fi preluata de Vicepreşedinte iar dacă acesta nu poate prelua intermiar functia, Consiliul de Administratie al Easy Credit va alege, dintre membrii sai, un Presedinte al Consiliului, pana la desemnarea, de catre Adunarea Generala a Actionarilor a unui presedinte al Consiliului de Administratie. Presedintele interimar ales dintre ceilalti membrii ai Consiliului de administratie nu va beneficia de o remuneratie suplimentara pe perioada exercitarii acestei calitati, daca Adunarea Generala a Actionarilor nu dispune altfel.
  • Pentru validitatea deciziilor Consiliului de Administraţie este necesară prezenţa a cel puţin 3 membri, iar hotărârile se iau cu votul majorităţii membrilor prezenţi. În caz de paritate de voturi, propunerea supusă votului se consideră respinsă.
  • Consiliul de administraţie emite după fiecare şedinţă documentul numit „Decizie a Consiliului de administraţie”, cu semnătura tuturor membrilor prezenti. Toate deciziile consilului de administratie se numeroteaza cronologic si sunt consemnate intr-un registru electronic, pastrat pentru fiecare an calendaristic.
  • Deciziile Consiliului de Administratie sunt puse in aplicare de catre conducerea executiva.

V. Obligatii de raportare

Consiliul de Administratie intocmeste un raport anual cu privire la activitatea desfasurata.

Raportul administratorilor asupra situațiilor financiare anuale întocmite pentru exercițiul încheiat va fi intocmit in conformitate cu art. 225 și art. 226 din Ordinul nr. 6 din 17.07.2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, publicat în Monitorul Oficial al României nr. 540/20.07.2015 si va fi avizat in Consiliul de Administratie / supus aprobarii Adunarii generale.

Raportul se va intocmi la inceputul fiecarui an pentru anul precedent.

VI. Dispozitii finale

  1. Prezentul Regulament va intra în vigoare după aprobarea acestuia de către Consiliul de Administrație şi poate fi modificat prin decizia acestuia în orice moment.
  1. Prezentul Regulament se completeaza cu procedurile si politicile interne aprobate de Consiliul de Administratie, precum si cu prevederile legale aplicabile in vigoare.
  1. În caz de conflict între prevederile Regulamentului si/sau prevederile Actului Constitutiv şi/sau orice legi sau reglementări naţionale, acestea din urmă vor prevala.